Wie du mit der Pomodoro-Technik 2.0 produktiver bist

Gerade sitze ich im Zug auf dem Weg zu einem Kunden und schreibe deinen Blogartikel. Auf solchen Reisen bin ich immer hochproduktiv und schaffe viel. Kein Wunder: Außer dem Schaffner, der mich nach der Fahrkarte fragt, lenkt mich nichts ab. Es gibt kein Internet (zumindest nutze ich die Möglichkeit des WLAN im ICE nicht), kein Telefon (bzw. nur Funklöcher) oder andere Dinge, die mich zerstreuen könnten. Zwischendurch gönne ich mir einen Tee und meditiere.

Ach ja, und da ich weiß, dass ich auf Zugfahrten sehr einfallsreich bin und derart effektiv arbeiten kann, mache ich mir vorher einen klaren Plan, was zu tun ist und priorisiere. Mein Fazit: Je weniger ich mich auf andere Gedanken bringen lasse, desto besser kann ich meinem vorher erstellten Konzept folgen. Ergo ist mein Schaffen deutlich fruchtbarer. Das klappt so gut, dass ich schon überlegt habe, all meine Bürotätigkeiten in den Zug zu verlegen ;-).

Deine Entscheidung für mehr Fokus

Vielleicht kennst du das? Du nimmst dir eine Reihe an Aufgaben vor, doch Zeitfresser stellen sich dir in den Weg: Telefonate, Besprechungen, Plaudereien oder andere Ablenkungen. Was wählst du dann? Deine Aufgabe oder die Störung?

Wir treffen täglich rund 20.000 Entscheidungen. Meistens schaffen wir das innerhalb von Sekunden. Damit stehen wir allerdings mit einer Wahrscheinlichkeit von 60 % unter Zeitdruck (lt. des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung in Berlin). Unter diesem geben wir uns oft den Zeitfressern hin und verschwinden dann in E-Mails, hüpfen beim Surfen von einem interessanten Artikel zum nächsten oder bleiben auf Facebook hängen. Mir passiert das Eine oder Andere häufig, wenn ich mich nicht fokussiere.

Dabei ist das Konzentrieren so einfach, wenn du nicht abgelenkt wirst, wie das Beispiel meiner zugfahrenden Produktivität beweist. Und zum Glück gibt es jemanden, der genau dafür eine Technik gefunden hat:

Die Pomodoro-Technik

Der italienische Unternehmer Francesco Cirillo entwickelte in den 80er Jahren die so genannte „ Pomodoro-Technik “. „Pomodoro“ ist italienisch und heißt „Tomate“. Als Cirillo diese Methode erfand, nutzte er eine Eieruhr in Form einer Tomate, um die Zeit zu messen. Daher der Name.

Er unterteilte die Zeit in reine Arbeitseinheiten von jeweils 25 Minuten, weil sich seine Eieruhr nur bis dahin einstellen ließ. Nach der ersten folgte eine fünfminütige Pause und nach vier weiteren schließlich eine längere Unterbrechung von 30 Minuten.

Die Wirkung war großartig. Durch die Vorgabe von Zeitrhythmen fokussierte sich Cirillo und konnte so deutlich produktiver sein. Das war die Geburtsstunde der „Tomaten-Technik“

Mit den folgenden sechs Schritten macht auch dich diese geniale Methode produktiver:

Erstelle deine To-do-Liste

Mache eine Liste deiner To-dos zu Beginn des Tages oder am Abend des vorherigen.

Schalte Ablenkungen ab

Finde heraus, was dich zerstreuen kann: das Telefon, dein geöffnetes E-Mail-Programm, das Internet etc. Es geht darum, deine Zeitfresser – so gut es geht – zu eleminieren: z. B. Tür zu, Wecker stellen, Kopfhörer auf (nur als Geräuschdämpfer oder gerne auch mit entspannter Musik), E-Mail-Programm und Internetempfang aus. Und los geht´s.
So schaffe ich es, sogar in Cafés hochproduktiv zu sein. Ich setze mir einen Kopfhörer auf und starte durch.

Beginne deine erste Zeitsession

Stelle den Wecker oder Timer auf 25 Minuten und plane fünf Minuten Pause ein.

Mache deine Pause

Wenn du mitten drin bist: Versuche, es in den nächsten Minuten zu beenden. Dann tue dir etwas Gutes. Ich lege dir ans Herz, dazu einfach die Stille-Meditation auszuprobieren (siehe hierzu auch meine APP-Empfehlung weiter unten).

Deine Wiederholung

Gehe dann in die nächste Session. Wiederhole diese

inklusive jeweils fünf Minuten Pause, bis vier Sessions voll sind und unterbreche dann für 30 Minuten.

Deine Ergebnisse

Schau am Ende des Tages auf deine To-do-Liste, was du zu Ende geführt hast und freue dich über die vielen erledigten Dinge.

Natürlich ist nicht alles in 25 Minuten abzuschließen. Folgende Möglichkeiten gibt es zur Lösung:

Fasse mehrere kleine Aufgaben zusammen: z. B. deinen E-Mail-Eingang und die Post abarbeiten, kurze Telefonate führen etc.
Unterteile große Aufgaben in mehrere Arbeitseinheiten: Z. B. habe ich für das Schreiben von Blogartikeln folgende Zyklen für mich organisiert:

mehrere Themenideen sammeln und in einen Redaktionsplan schreiben
Recherche zum jeweiligen Thema des Artikels
freies Schreiben des Textes, Optimierung und Abschluss
den Text an meine Lektorin schicken, ihre Änderungswünsche überarbeiten und den vollendeten Artikel auf der Internetseite einstellen.

So in etwa kannst du auch für dich vorgehen.

Natürlich kannst du auch andere Zeiteinheiten wählen,

z. B. 45 Minuten Produktivität und 15 Minuten Pause – wie es für dich am besten passt.

Ich empfehle dir, mit den Zeitintervallen zu experimentieren, bis du einen guten Rhythmus für dich gefunden hast. Für mich sind es meistens längere Einheiten von 45 – 55 Minuten.

Und jetzt kommt der Clou

Ich habe die Pomodoro-Technik ausprobiert und sie hilft mir bei zahlreichen Aufgaben tatsächlich wirklich gut. Noch viel mehr, seitdem ich in den Pausenzeiten meditiere. Es war am Anfang z. B. im Café etwas seltsam, einfach die Augen zu schließen und zu meditieren. Allerdings wurde ich dann mit reichlich Klarheit und Fokus für den nächsten 25-Minuten-Zyklus belohnt.

Der Grund dafür ist unser Belohnungszentrum im Gehirn. Es sitzt tief im Vorderhirn und wird durch Dopamin (das sogenannte Glückshormon) beeinflusst. Jedes Erfolgserlebnis aktiviert unser Belohnungssystem und führt zu Zufriedenheit und Freude. So wie z. B. Sport, das Lächeln des eigenen Babys oder Meditation.

Heinz Hillbrecht schreibt in seinem Buch „Meditation und Gehirn“: „Dänische Neurobiologen und Mediziner haben … den Dopamin-Spiegel … in meditierenden Gehirnen gemessen. Dabei lag das Niveau der Dopamin-Menge rund 65% über dem Normalniveau.“

Es lohnt es sich also für dich, zwischendurch fünf Minuten zu meditieren, um einen kurzen und erfrischenden Dopamin-Regen zu erfahren.

Pomodoro-Technik -Tipps:

Bewährt haben sich eine Sanduhr, ein Timer oder der Countdown des Smartphones, die diese Intervalle managen. Es gibt sogar Apps dafür, z. B.: „Pomodoro“, „25 Minuten“ oder „30/30“.

Für die Stille-Meditation benutze ich den Meditations-Timer (nur für Apple): meditation-time.org.

Für Android-Geräte empfehle ich den Zazen-Timer.

Jetzt hab viel Spaß beim Ausprobieren der Pomodoro-Technik 2.0.

Produktive Grüße

Holger 🙂